Nella sezione “ 1 . Anagrafica “ dell’assetto organizzativo la compilazione è automatica tramite i dati da Infocamere , l’unica voce modificabile è quella sulla tipologia di azienda posta nel menù a tendina in fondo alla pagina.
La compilazione del funzionigramma è prevista alla schermata “ I. Assetto Organizzativo” “2.Funzioni Aziendali” .
L’inserimento di una figura decisionale prevede oltre ai dati anagrafici un inquadramento su tre livelli :
1. Area : definisce il livello gerarchico di responsabilità
2. Ruolo : definisce appunto l’ambito decisionale della persona in oggetto
3. Funzione : campo facoltativo che definisce nel modo più specifico il compito della persona in oggetto.
Inoltre facoltativamente si possono inserire l’inizio e la fine prevista di ogni incarico e delle note.
Ogni figura in una stessa Area può avere diversi ruoli e diverse funzioni contemporaneamente ; se una persona in una data area ricopre tutte le funzioni è sufficiente compilare l’area e il ruolo , il software in automatico gli assegnerà la posizione apicale nel relativo ruolo.
Se una persona ricopre simultaneamente incarichi in aree diverse del funzionigramma ne va inserito il profilo per ciascun’area in cui è presente.
Per modificare il funzionigramma è sufficiente cliccare sul pulsante “ Modifica “ posto in fondo alla pagina ; la schermata proporrà la finestra di inserimento dati con tutte le figure inserite in ordine alfabetico.
Essendo parte di un quesito nei test qualitativi è lasciata una certa discrezionalità a chi compila la schermata .
Si può parlare di insoluti ricorrenti quando si ripetono in modo significativo per frequenza e importo all’interno di un dato periodo di tempo, ad esempio un mese.
Come per il punto precedente è lasciata una certa discrezionalità a chi inserisce la risposta .
In generale si può parlare di ritardi frequenti se all’interno di un dato periodo di tempo , ad esempio un mese , le consegne ritardate sono rilevanti in termini di quantità o consistenza.
Il senso di questa domanda è capire se vi siano cambiamenti a livello di acquisti o vendite tali da produrre una significativa variazione dell’utile o del margine e in ogni caso tali da creare difficoltà finanziarie o organizzative all’azienda.
Il bilancio di una società di capitale si inserisce nella sezione “ II Assetto contabile “ al primo punto “ 1. Bilanci aziendali da elaborare ”
Per le società di capitale vi sono tre modalità di inserimento del bilancio :
1. Acquisizione automatica
2. Inserimento manuale tramite caricamento file .xbrl
3. Inserimento manuale tramite compilazione dei dati
1) Per l’acquisizione automatica di un bilancio dal registro imprese è sufficiente cliccare sul pulsante “ Acquisizione bilancio registro imprese ” e scegliere dal menù a tendina che compare l’annualità che si intende importare.
2) Per caricare un file .xbrl nella disponibilità dell’utente bisogna cliccare sul pulsante “ Acquisizione bilancio xbrl o inserimento manuale ” , poi proseguire cliccando “ Carica bilancio non depositato in anni precedenti ” e infine cliccare sul pulsante a sinistra “ caricamento file .xbrl ”
3) Per l’inserimento di un bilancio tramite compilazione manuale seguire lo stesso procedimento del punto precedente ma nell’ultimo passaggio cliccare sul pulsante a destra “ Inserimento manuale ” .
Per inserire il bilancio di una società in contabilità semplificata cliccare sulla sezione nella sezione “ II Assetto contabile “ al primo punto “ 1. Bilanci aziendali da elaborare ” e nella schermata di inserimento bilanci cliccare il pulsante in basso “ non possiedi un bilancio? Clicca qui per passare alla contabilità semplificata ” .
Il numero massimo di bilanci analizzabile contemporaneamente per ciascuna società è cinque.
Prima dei grafici in ciascuna schermata dedicata agli stati patrimoniali (II.2 e II.3 ) sono presenti dei check di controllo che generano un errore nel caso la sintesi degli impieghi non corrisponda a quella delle fonti , in questo caso si prega di segnalare subito l’errore tramite il form “ Contatti ” in fondo alla pagina .
Con Suite Proban creare il budget è semplice e veloce , infatti il programma crea il budget su base inerziale ossia partendo dal bilancio dell’ultima annualità analizzata.
Per prima cosa selezionare sul menù a sinistra “ III Assetto organizzativo A) previsionale” e “ 1.Inserimento budget” , nella schermata principale cliccare nel pulsante “ Inserisci i tuoi dati ” posto sotto la tabella , nella schermata successiva selezionare il periodo di elaborazione e quindi proseguire .
A questo punto comparirà una finestra di inserimento dati con trenta campi da compilare secondo gli obbiettivi realistici che la dirigenza si è posta ; si noterà subito che molte voci sono già compilate in base alle informazioni ricavate dal bilancio di origine ma a parte la numero 6 sono tutte modificabili in caso siano necessarie rettifiche .
Ultimato l’inserimento cliccare su “ Continua “ , comparirà una schermata relativa al budget economico con i dati compilati in automatico dal programma ripartendo ogni grandezza in parti uguali su dodici mensilità ( o sul numero di mesi scelti precedentemente) e con l’aliquota I.V.A. massima , in questa pagina è possibile modificare e modulare ogni grandezza per ciascun mese e aliquota I.V.A. differente dalla massima .
Una volta conclusa la compilazione del budget economico cliccare sul pulsante “ Avanti ” posto in all’inizio della pagina e ripetere la procedura con con il budget finanziario della gestione corrente e di un’eventuale gestione non corrente ; alla fine comparirà una schermata con il riepilogo del budget finanziario , se è tutto corretto cliccare su “ Conferma ” sotto la tabella di riepilogo e il budget risulterà creato e inserito all’interno della Suite Proban .
Il budget è modificabile in qualsiasi momento ripetendo la procedura del punto precedente e nella finestra di inserimento dati cliccare sul pulsante “ Reinserisci dati”
Per controllare i parametri immessi per la creazione del budget è sufficiente andare alla pagina di inserimento budget e ripetere la procedura precedentemente indicata, dopo la selezione del periodo di elaborazione verrà visualizzata la finestra di inserimento dati così come è stata compilata in precedenza ed eventualmente modificabile cliccando sul pulsante “ Reinserisci dati” .
La colorazione differente degli sfondi di alcune righe delle schermate ha ovviamente un significato preciso :
• le righe azzurro chiaro rappresentano le intestazioni o i sub totali delle diverse sezioni del bilancio o del budget
• le righe turchese indicano i totali o sub totali mensili di parametri notevoli
• le righe verde acqua riportano grandezze cumulate o progressive
Il check di controllo al termine della schermata sullo stato patrimoniale previsionale serve a verificare la corrispondenza tra impieghi e fonti e tra lo stato patrimoniale previsionale e i budget economico e finanziario ; in caso di mancata corrispondenza si prega di segnalare il fatto tramite il form “ Contatti ” in fondo alla pagina .
I dati delle linee di credito devono essere inseriti sulla base del documento in formato pdf inviato dalla Banca d’Italia. La schermata di inserimento dati si trova alla sezione “ III Assetto Amministrativo B) Corrente” “ 2.1 Inserimento centrale rischi ” , giunti qui è sufficiente cliccare sul pulsante “ Modifica dati ” e inserire le informazioni richieste per ciascuna linea di credito presente nel documento di Banca d’Italia.
La ragione dell’esistenza della schermata “ 2.5 . Confronto linee di credito da Centrale rischi e da contabilità” nella sezione “III B) Corrente “degli assetti amministrativi è quella di verificare la coerenza tra i dati inseriti nei punti 4 e 5 nella finestra di inserimento budget e quelli inseriti nella centrale rischi al fine di , in caso di incongruenza, rilevare e correggere eventuali errori di compilazione.
Il check up aziendale è un report risultato da un servizio di analisi di bilancio su aziende terze ( ad es. un fornitore , un cliente o un’azienda partner ) che consente di analizzare e confontere fino a cinque bilanci simultaneamente . L’analisi svolta è per indici analogamente all’assetto contabile e può essere sintetica o analitica per a seconda del grado di approfondimento richiesto , cliccando su questo link è possibile scaricare un campione di ciascun report.
La visura del registro protesti è possibile per le sole persone fisiche , necessita del codice fiscale della persona esaminate , si svolge in due fasi distinte :
1. una ricerca anagrafica da cui emergono eventuali formalità a carico del soggetto esaminato
2. una visura effetti da svolgere solo nel caso in cui la ricerca anagrafica abbia dato riscontro positivo per vedere le formalità a carico del soggetto esaminato.
I bilanci infrannuali si inseriscono alla sezione “ III Assetto Amministrativo C) Monitoraggio/Controllo ” “ 1.1 Inserimento bilanci infrannuali ” ; per caricare un consuntivo scegliere il periodo di riferimento e poi optare per il caricamento di un file xbrl oppure per la compilazione manuale.
La differenza tra il set documentale per gli intermediari finanziari e quello per l’audit è la completezza ; il primo , più ristretto , infatti è studiato per essere condiviso con controparti esterne che devono avere solamente informazioni rigorosamente essenziali al rapporto ( ad es. banche , mediatori creditizi , eventuali finanziatori ) mentre il set documentale audit è completo quindi deve essere condiviso con persone legate all’azienda da un rapporto più stretto ( ad esempio consulenti esterni , revisori , professionisti , sindaci ) o figure interne all’amministrazione stessa dell’azienda .
La Suite Proban può essere condivisa con qualunque utente registrato al portale Proban.it .
L’utente acquirente dell’abbonamento alla Suite Proban per una data società può scegliere di condividere ciascun modulo separatamente andando al modulo “ VIII Condividi Suite ” , digitando la mail dell’utente con cui vuole condividere la Suite Proban e scegliendo i moduli da condividere .
La condivisione di ciascun modulo è revocabile dall’acquirente in qualsiasi momento.
L’accesso a una Suite Proban tramite condivisione consente di inserire o modificare tutti i dati inseriti dall’acquirente con la sola eccezione della creazione del budget che rimane esclusivamente all’acquirente dell’abbonamento.