Il caso riguarda una denuncia ex art. 2409 c.c. presentata da un socio contro gli organi di amministrazione e quelli controllo di una holding costituita come società per azioni . L'ispezione giudiziale ha rivelato una gestione caratterizzata da ingenti costi per consulenze prive di descrizione analitica, spese di rappresentanza ingiustificate e l'uso gratuito di immobili da parte di società partecipate senza alcuna regolamentazione contrattuale. Nonostante la gravità delle condotte, la successiva messa in liquidazione della società e la nomina di un liquidatore terzo hanno portato al rigetto del ricorso per il venir meno del requisito di "attualità" delle irregolarità espressamente previsto dall’ art. 2409 c.c. . Tuttavia, il Tribunale ha condannato gli amministratori e i sindaci pro tempore alle spese di lite e a quelle di ispezione, accertando la fondatezza nel merito della denuncia .
L'adeguatezza dell'assetto amministrativo-contabile , il cui mantenimento è un preciso obbligo dell’organo amministrativo ai sensi degli articoli 2086 comma 2 e 2381 comma 5 c.c. , non è un concetto astratto, ma si misura sulla capacità di:
Permettere una rilevazione contabile completa, tempestiva ed attendibile .
Rappresentare i fatti di gestione e produrre informazioni valide e attuali per le scelte strategiche e la salvaguardia del patrimonio aziendale .
Garantire dati attendibili per la formazione del bilancio d'esercizio .
Consentire di documentare e ricostruire l'attività d'impresa, fornendo la prova dei titoli e dell'oggetto dei principali rapporti creditori e debitori .
Dal Decreto si evince come nel caso di specie , una holding ,un set documentale in grado di archiviare e condividere tutti i documenti degli affari sociali costituisca a tutti gli effetti un componente imprescindibile per l’adeguatezza degli assetti contabili e amministrativi .
Per esempio l'assenza di contratti tra la società controllante e le sue controllate , quella di controllo sull’effettivo svolgimento di consulenze pagate e l'emissione di fatture basate su semplici conversazioni informali (es. WhatsApp) poiché non giustificabili da alcun documento o atto formale sono state giudicate prove evidenti di una totale carenza di assetti .
L'art. 2381, comma 6, c.c. impone a ogni amministratore il dovere di agire in modo informato. Questo principio , anche se non esplicitamente menzionato dal provvedimento , si salda strettamente con l'obbligo di curare e valutare gli assetti (commi 3 e 5 dello stesso articolo).
Vi è una precisa Responsabilità dell'Amministratore che è venuto meno a tale dovere poiché ha effettuato pagamenti senza poter dimostrare o giustificare l’effettivo adempimento delle prestazioni pagate ed emesso fatture rilevanti senza verificare la sussistenza di titoli giuridici o documentazione di supporto . Non è ammessibile che un amministratore agisca sulla base di sole informazioni orali del predecessore senza attivarsi per ricostruire la base documentale dei flussi finanziari. Per di più non essendo lui stesso in grado di ricostruire e motivare con precisione tali flussi non ha potuto giustificarli ai soci venendo meno al dovere di informare l’assemblea , infatti uno di questi ha sporto denuncia ex art.2409 c.c.
I sindaci, ex art. 2403 c.c., hanno l'obbligo di vigilare sull'adeguatezza degli assetti . Il dovere di vigilanza dell'organo di controllo non può limitarsi a raccomandazioni generiche . Il Tribunale ne ha sanzionato il comportamento poiché , pur a conoscenza delle lacune sugli assetti organizzativi stante la struttura aziendale, non le hanno segnalate concretamente.
La sentenza dimostra che un efficiente sistema di gestione documentale è il presupposto indispensabile per l'adempimento dei doveri gestori e la tenuta di adeguati assetti.
Per l'Amministratore: È lo strumento che permette di "agire informato" e di giustificare ogni operazione dinanzi ai soci , agli organi di controllo e ai creditori .
Per i Sindaci: È il materiale su cui deve innestarsi il controllo di adeguatezza degli assetti; senza documenti certi, la vigilanza diventa apparente .
Per i Soci: Rappresenta la garanzia di trasparenza necessaria per valutare l'operato del management e prevenire la dispersione del patrimonio sociale .
Conclusioni
Per l’amministratore di un’azienda l’agire corretto è basato su documenti e sulla loro archiviazione ordinata ( anche ai sensi dell’ art. 2220 c.c. non menzionato nel decreto ) , ogni atto , ogni incasso e ogni pagamento devono avere un documento sottostante e devono essere a fronte di un bene o una prestazione tangibile .
La mancanza di una traccia documentale tangibile trasforma la gestione in un'attività arbitraria, costituendo una forma di inadeguatezza di assetti organizzativi , amministrativi e contabili quindi esponendo gli organi sociali a gravi responsabilità legali derivate dalla violazione degli artt. 2086 e 2381 c.c. per gli amministratori e 2403 c.c. per gli organi di controllo .
In questo caso poiché la condotta è stata interrotta si è arrivati al solo pagamento delle spese di lite ma in caso di prosecuzione l’organo amministrativo , accertata dai Giudici la mancanza di adeguati assetti , sarebbe decaduto per via giudiziale ed eventuali danni al patrimonio sociale o ai soci derivanti da tale negligenza sarebbero stati imputati ai precedenti amministratori e sindaci .